Code of Ethics

Analytik. Mit Sicherheit. Das ist unser Versprechen an unsere Kunden.

Um diesem Versprechen gerecht zu werden, sind Unabhängigkeit, Integrität und Legalität in unserer täglichen Arbeit notwendig, ebenso wie technische Exzellenz und Korrektheit unserer Dienstleistung.

Wir unterstützen u.a. auch global agierende Unternehmen mit unseren Dienstleistungen und prüfen unterschiedlichste Proben mit einem weiten Spektrum verschiedenster Analysen, um damit Sicherheit für unsere Kunden zu schaffen. Unser Erfolg hängt dabei in hohem Maße vom Vertrauen unserer Kunden in unsere Unabhängigkeit und Integrität ab. Deshalb ist die Reputation von ELAB in der Öffentlichkeit, bei unseren Kunden und Geschäftspartnern eines unserer wertvollsten Güter.

Unabhängigkeit, Integrität und Legalität sind auch die Leitgedanken des ELAB Code of Ethics. Um Compliance sicherzustellen ist es wichtig, dass Sie alle die Prinzipien unseres Code of Ethics aktiv leben, unsere Führungskräfte ihre Vorbildfunktion wahrnehmen und diese Prinzipien vorleben und kommunizieren.

Der ELAB Code of Ethics orientiert sich an aktuellen Compliance- Standards.

Er bildet das Kernstück unseres Compliance-Programms. Bitte machen Sie sich daher mit seinem Inhalt vertraut und achten Sie in Ihrer täglichen Arbeit darauf, unseren Code of Ethics einzuhalten.

Denn wir alle als Mitarbeiter von ELAB tragen täglich mit unserem Verhalten dazu bei, unseren Code of Ethics mit Leben zu füllen!

 

Geltungsbereich Code of Ethics

Dieser Code of Ethics ist für alle Mitarbeiter der ELAB Analytik GmbH (ELAB) verbindlich.

Alle ELAB-Mitarbeiter erhalten den Code of Ethics per E-Mail als PDF-Datei der als Druckversion in einer für sie verständlichen Sprache.

Die Unternehmensführung der ELAB verpflichtet sich, auf die strikte Einhaltung Code of Ethics bei ihren Mitarbeitern zu achten und dies selbst beispielhaft und aktiv vorzuleben.

Keinem Mitarbeiter darf aus der Einhaltung des Code of Ethics ein Nachteil erwachsen.

Version 1.2 vom 30.12.2025

 

Gender Disclaimer

Aus Gründen des vereinfachten Schreibens und einer besseren Lesbarkeit wird in diesem Dokument überwiegend das generische Maskulinum gebraucht. Soweit keine inhaltliche Erfordernis besteht, gelten die verwendeten Personenbezeichnungen in jedem Fall für alle Geschlechter (m/w/d) in gleichem Maße.

 

01 Wir verhalten uns rechtmäßig

Bei allen geschäftlichen Entscheidungen und Handlungen sind die geltenden Gesetze im In- und Ausland zu beachten.

Eine nachhaltige geschäftliche Zusammenarbeit zum Nutzen aller kann es nur bei einem fairen Wettbewerb und strikter Einhaltung der Rechtsordnung geben.

Korruption, Absprachen unter Konkurrenten, Untreue und Betrug verzerren den Wettbewerb, führen zu höheren Kosten, können mit erheblichen Strafzahlungen und Imageschäden verbunden sein und gefährden letztlich auch die Arbeitsplätze bei der ELAB.

Wir lehnen unlautere Geschäftspraktiken ab und betreiben unsere Geschäfte insbesondere frei von Korruption und Bestechung.

Gesetzesverstöße werden nicht toleriert und ziehen – unabhängig von den im Gesetz vorgesehenen Sanktionen – entsprechende disziplinarische Konsequenzen wegen der Verletzung arbeitsrechtlicher Pflichten nach sich.

 

02 Wir vermeiden Interessenkonflikte

Unabhängigkeit, Integrität und Transparenz unserer Dienstleistungen sind Grundlage unserer Glaubwürdigkeit.

Ein Interessenkonflikt kann sich ergeben, wenn Privatinteressen eines ELAB-Mitarbeiters mit den Interessen von ELAB kollidieren (können).

Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein ELAB-Mitarbeiter an Lieferanten, Kunden oder Wettbewerbern beteiligt ist.

Auch eine Tätigkeit für Dritte – gleich in welcher Form – kann zu einem Interessenkonflikt führen.

Beispiele:

• Sie sind sachverständiger Gutachter bei ELAB.
  In dem Betrieb unseres Kunden arbeitet ein guter Bekannter von Ihnen als Qualitätsbeauftragter. Wie gehen Sie hiermit um?
  > Prüf- und Begutachtungstätigkeiten für nahestehende Personen können zu Interessenkonflikten führen und dürfen daher nicht durchgeführt werden.
  Geben Sie die Sache an einen unbefangenen Kollegen ab.

 

• In Ihrem Sportverein ist ein Bekannter von Ihnen, der Inhaber einer Druckerei ist und Sie auf mögliche Aufträge für seinen Betrieb anspricht.> Solche Geschäftsbeziehungen sind nicht generell unzulässig. Sie müssen jedoch einem Drittvergleich standhalten und zu marktüblichen Konditionen abgeschlossen werden. Es darf zu keiner Bevorzugung aus persönlichen Gründen kommen. Binden Sie daher eine übergeordnete Instanz in die Entscheidung mit ein und berücksichtigen Sie noch weitere Angebote anderer Anbieter .

 

03 Wir tolerieren keine Korruption

Korruption verfälscht den Wettbewerb, schädigt Menschen und die Gesellschaft.

Korruption kann zudem strafrechtliche und zivilrechtliche Konsequenzen für ELAB-Mitarbeiter sowie Geldbußen für das Unternehmen ELAB nach sich ziehen.

Verstöße gegen das Korruptionsverbot sind daher niemals im „wohlgemeinten Interesse des Unternehmens“.

Was ist ein Vorteil?

Ein Vorteil ist jede Leistung, die den Empfänger (dies kann ein Amtsträger, Geschäftspartner oder Dritter sein) materiell oder immateriell besserstellt und auf die er keinen rechtlichen Anspruch hat.

Geschenke, Einladungen

Kleine Aufmerksamkeiten von geringem Wert sowie Einladungen zu einfachen Geschäftsessen oder geschäftlichen Veranstaltungen zum Zweck der Kundenpflege sind in der Regel unproblematisch. Zu beachten ist hierbei stets, dass Einladungen und Aufmerksamkeiten der Gastfreundschaft, Höflichkeit und den Landessitten entsprechen und durch die Annahme oder Gewährung von Aufmerksamkeiten oder Einladungen unsere sowie die Unabhängigkeit unseres Geschäftspartners nicht beeinträchtigt werden darf.

Bereits der Anschein einer solchen Beeinträchtigung ist zum Schutz unseres Ansehens zu vermeiden. Geschenke und Einladungen müssen darüber hinaus stets dem Anlass und der Position des Geschäftspartners entsprechen.

Beispiel:

• Sie sind als Auditor von ELAB bei einem Kunden tätig, der Sie beauftragt hat, die Prozesse auf Einhaltung der gesetzlichen Standads zu prüfen.
  Beim Audit im Kundenbetrieb übergibt Ihnen der zuständige Mitarbeiter des Kunden zum Dank für die gute Zusammenarbeit eine Kiste Wein. Sie sind sich sicher, dass Sie hiervon nicht in Ihrem Urteil beeinflusst werden, zumal Sie eigentlich auch gar keinen Wein mögen.
  > Diese Aufmerksamkeit sollten Sie unter Hinweis auf unsere internen Richtlinien ablehnen. Zum einen übersteigt eine Kiste Wein aufgrund des Wertes geschäftsübliche Gebräuche, zum anderen könnte die Annahme der Kiste Wein den Anschein einer unlauteren Beeinflussung haben, auch wenn Sie selbst glauben, davon nicht beeinflusst zu werden.

Berater, Vermittler, Dienstleister

Für den Fall, dass ELAB Berater, Vermittler oder Kooperationspartner zu Anbahnung und Abwicklung von Geschäftsbeziehungen einbindet, können dieseein Korruptionsrisiko darstellen, da sie als Externe den ELAB-Richtlinien nicht verbindlich unterliegen.

Wenn diese Berater die an sie gezahlte Vergütung verwenden, um durch Bestechung Aufträge zu vermitteln, kann ELAB für dieses korrupte Verhalten unter Umständen haftbar gemacht werden.

Um dies zu verhindern, müssen solche Berater sorgsam ausgewählt und überprüft werden. Das Gleiche gilt für andere Dienstleister, die Leistungen für ELAB oder im Namen von ELAB erbringen.

Spenden

Spenden dienen der Unterstützung von gemeinnützigen Einrichtungen und sind Teil der sozialen Verantwortung von ELAB.

Die Gewährung von Spenden kann u. U. problematisch sein, wenn zwischen dem Spendenempfänger und ELAB eine Geschäftsbeziehung besteht.

Beispiel:

• Ein Amtsträger ist der Vorsitzende einer Stiftung für Kindergesundheit. ELAB steht mit dem Amtsträger in Bezug auf die Vergabe eines Prüfauftrags Trinkwasseranalytik in allen Einrichtungen der kommunalen Verwaltung in Kontakt. Der Amtsträger erklärt, dass er den Auftrag erteilen werde, jedoch eine großzügige Spende von ELAB an die Stiftung für Kindergesundheit sehr begrüßen würde.
  > Die Gewährung der Spende ist in diesem Fall unzulässig, denn sie steht im Zusammenhang mit einer Verwaltungsentscheidung. Dies gilt, obwohl die Spende nicht an den Amtsträger selbst, sondern an eine gemeinnützige Einrichtung gewährt wird, denn vom Korruptionsverbot umfasst ist auch der Fall, dass der Vorteil (hier: die Spende) an einen Dritten gewährt wird.

 

04 Wir spielen fair

Der faire und freie Wettbewerb zwischen Unternehmen ist der Garant für unternehmerische Handlungsfreiheit und einen funktionierenden Verbraucherschutz.

Sichergestellt wird der faire und freie Wettbewerb durch Wettbewerbs- und Kartellgesetze, die u. a. Kartelle und den Missbrauch durch marktbeherrschende Unternehmen verbieten. Zusammenschlüsse von Unternehmen unterliegen zudem in bestimmten Fällen der Fusionskontrolle.

Ein Kartell liegt vor, wenn mehrere Unternehmen ihr Verhalten auf dem Markt koordinieren, um dadurch den Wettbewerb einzuschränken oder auszuschalten. Beispiele hierfür sind Absprachen zwischen Wettbewerbern über Preise, Mengen, Gebiete oder Kundengruppen.

Eine marktbeherrschende Stellung wird missbraucht, wenn die wirtschaftlichen Handlungsmöglichkeiten anderer Unternehmen
– Konkurrenten, Abnehmer oder Lieferanten – erheblich und ohne sachliche Rechtfertigung durch das Verhalten des marktbeherrschenden Unternehmens beeinträchtigt werden.

Beispiel:

• Auf einer Messe unterhalten Sie sich in der gemeinsamen Mittagspause mit verschiedenen Wettbewerbern. Einer der Wettbewerber erzählt, dass man in seinem Unternehmen darüber nachdenke, die Preise im kommenden Jahr um 5 Prozent zu erhöhen. Ein anderer Wettbewerber erwidert darauf, dass dies im derzeitigen Wirtschaftsklima nicht durchsetzbar sei und sein Unternehmen die Preise deshalb nicht erhöhen werde. Sie wissen, dass man auch bei ELAB über eine Preiserhöhung nachgedacht hat, dies aber ebenfalls nicht für das kommende Jahr plant.
  Sie erinnern sich, mal gehört zu haben, dass man Preise nicht mit Wettbewerbern diskutieren darf, und überlegen, wie Sie sich verhalten sollen.> Machen Sie Ihren Gesprächspartnern unmissverständlich klar, dass Sie an einem Gespräch über marktrelevante Informationen nicht teilnehmen, und verlassen Sie umgehend die Runde.
  Auch wenn Sie nur passiv zuhören oder es zu keiner Preiserhöhung kommt, kann dies als Beteiligung an einem Kartell gewertet und ELAB mit hohen Bußgeldern bestraft werden.

 

05 Wir gehen sorgsam mit Informationen um

ELAB schützt eigene und fremde Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse und andere vertrauliche und interne Informationen

Der Austausch von Informationen und die Nutzung unseres Know-hows sind Teil unseres unternehmerischen Handelns. Wichtig hierbei sind der korrekte und transparente Umgang mit Informationen und ihr Schutz.

Aufzeichnungen und Finanzintegrität, Transparenz nach außen und innen sowie korrekte und wahrheitsgemäße Berichterstattung sind die Maßstäbe unseres unternehmerischen Handelns.

Verschwiegenheit

ELAB verfügt über wertvolles unternehmenseigenes Know-how sowie umfangreiche Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, die Grundlage für den erfolgreichen Geschäftsbetrieb sind. Zudem hat ELAB als technischer Dienstleister Einblick in sensible Bereiche seiner Kunden und Einblick in umfangreiche Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse.

Die unbefugte Weitergabe oder sonstige Zugänglichmachung von diesem Wissen kann zu hohen Schäden bei ELAB führen, straf- und zivilrechtliche Sanktionen nach sich ziehen und ist deshalb unzulässig.

Um unsere und fremde Informationen vor unbefugter Kenntnisnahme zu sichern, müssen wir beim Umgang mit schützenswerten Informationen besondere Vorsichtsmaßnahmen ergreifen.

Beispiel:

• Sie werden von einer Ihnen unbekannten Person angesprochen, die dringend bestimmte Informationen von Ihnen benötigt (z.B. telefonisch oder per E-Mail). Die Person gibt vor, ein wichtiges Amt zu bekleiden (z. B. Polizei, Behörde, großer Kunde etc.).
  Die Person versichert glaubhaft, dass sie zu diesem Thema bereits mit anderen (ggf. namentlich genannten) Personen in der Unternehmensgruppe in Kontakt sei. Sie wissen, dass Sie die angeforderten Informationen nicht an unberechtigte Personen weitergeben dürfen, und überlegen, wie Sie sich verhalten sollen.> Diese Form eines Angriffs wird „Social Engineering“ genannt und dient dazu, unbefugt an interne Informationen zu gelangen.
  Achten Sie konsequent darauf, an wen Sie Informationen weitergeben.
  Verweigern Sie im Zweifelsfall eine Auskunft und wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten.

Informationssicherheit und Datenverarbeitung

Informationstechnologie und Datenverarbeitung spielen eine Schlüsselrolle für die Aufgabenerfüllung bei ELAB. Alle wesentlichen strategischen und operativen Funktionen und Aufgaben werden durch Informationstechnologie maßgeblich unterstützt.

Informationstechnologie und Datenverarbeitung bergen aber auch Risiken

für die Sicherheit der Daten.

Beispiel:

• Sie möchten sich gerade in Ihren Urlaub verabschieden und stellen fest, dass Ihre Vertretung noch den Zugriff auf bestimmte Unternehmensdaten benötigt.
  Um das Problem kurzfristig lösen zu können, überlegen Sie, ob Sie Ihr persönliches Passwort an die Vertretung weitergeben sollen.> Geben Sie Ihre persönlichen Kennwörter niemals an andere Personen weiter, auch nicht an Vorgesetzte oder IT-Mitarbeiter. Teilen Sie Ihrer Vertretung mit, dass diese die noch erforderlichen Zugriffsrechte auf dem üblichen
  Weg beantragen muss.
  Notieren Sie keine Passwörter im Klartext oder an leicht einsehbaren Stellen (z. B. unter der Tastatur, dem Mousepad oder auf der Rückseite des PCs).

Im Detail: Lesen Sie das Merkblatt Regelungen zur Sicherheit in der Informationstechnik sowie unsere Richtlinie über die Klassifikation von Informationen und richten Sie Ihr Verhalten daran aus.

ELAB erhebt, verarbeitet und nutzt personen-bezogene Daten nur, soweit dies nach dem anwendbaren Datenschutzrecht zulässig ist

Datenschutz

Elektronischer Informationsaustausch mittels Internet, Intranet, E-Mail etc. ist Teil unseres Geschäftsalltags. Gegenstand dieses elektronischen Informationsaustauschs können auch personenbezogene Daten wie z. B. Name, Adresse, Geburtstag etc. sein.

Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist in Datenschutzgesetzen geregelt, um das Recht auf informationelle Selbstbestimmung zu schützen. Regelmäßig ist die Einwilligung des Betroffenen für die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung seiner Daten erforderlich. Soweit die Daten ins Ausland übertragen werden sollen, sind zudem weitere Vorgaben (z. B. Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus durch Abschluss festgelegter Verträge) zu beachten.

Beispiel:

• Sie sind Mitarbeiter der ELAB in Deutschland und betreuen ein Projekt, in dem Kundendaten aus mehreren Ländern verwaltet und zusammengeführt werden.
  Ein Mitarbeiter des Kunden aus einem der Länder bittet Sie diese Datenbank zur Verfügung zu stellen, da diese tolle Gesamtübersicht ihm so aus dem eigenen Unternehmen nicht zur Verfügung gestellt wird.> Sie sollten umgehend den ELAB-Datenschutzbeauftragten oder die Geschäftsführung einbeziehen, um sicherzustellen, dass Sie keine Datenschutzvorschriften verletzen. Denn hier sind auch datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten. Es muss geprüft werden, ob es datenschutzrechtlich zulässig ist, dass Kundendaten in der Art verarbeitet (d. h. gespeichert oder Ähnliches) werden. Zudem muss geklärt werden, ob diese Daten übermittelt werden dürfen, besonders wenn die Anfrage aus einem nicht sicheren Drittstaat außerhalb der EU kommt.

 

 

06 Wir befolgen Export- und Zollgesetze

ELAB ist als Dienstleister nicht nur in Deutschland, sondern auch international geschäftlich aktiv und somit verschiedenen nationalen und internationalen Außenhandelsregelungen unterworfen.

Diese Abkommen und Gesetze regeln den Import, Export oder Transfer (dieser kann auch per E-Mail erfolgen) von Waren, Technologien, Dienstleistungen, Kapital- und Zahlungsverkehr über bestimmte Landesgrenzen bis hin zum völligen Verbot des Handels mit bestimmten Ländern (Embargo).

Etwaige Handelsbeschränkungen und -verbote können aus der Beschaffenheit oder dem Verwendungszweck der Ware/Dienstleistung, dem Herkunfts- bzw. Verwendungsland oder aus der Person des Geschäftspartners herrühren.

Beispiel:

• Sie werden von einem deutschen Hersteller für Küchentechnik kontaktiert, der darum bittet, für die Küchentechnik für die Ausstattung einer Großküche in Teheran eine Unbedenklichkeits-bescheinigung auszustellen.
  Sie denken, dass eine solche Tätigkeit unproblematisch ist, da es sich hier ja um Küchentechnik handelt, wissen aber, dass es ein Iran-Embargo für bestimmte Güter und Leistungen gibt.
  Sie sind sich aber nicht sicher, was das für Ihren Fall genau bedeutet.Zusätzlich zu den normalen Vorschriften der Exportkontrolle gibt es verschiedene Verbote und Genehmigungspflichten.
  Dies betrifft auch unterstützende Dienstleistungen und Schulungen, die unmittelbar oder mittelbar mit einem Verbot oder gelisteten Gütern verknüpft sind. Somit können auch Begutachtungen an Anlagen betroffen sein, insbesondere dann, wenn die Anlage als solche oder Bestandteile der Anlage vom Iran-Embargo umfasst sind.
  Sie sollten daher die Geschäftsführung einbinden, bevor Sie den Auftrag annehmen.

 

 

07 Wir beachten die Standards zur Arbeitssicherheit

Der Schutz unserer Mitarbeiter ist für ELAB von elementarer Bedeutung, denn für uns als technischen Dienstleister sind unsere Mitarbeiter unser Kapital.

Unsere Mitarbeiter und Führungskräfte sind sich ihrer Vorbildfunktion bewusst und leben die Prinzipien des Arbeitsschutzes vor.

ELAB beachtet die rechtlichen und technischen Vorgaben und Standards zur Arbeitssicherheit.

Beispiel:

• Sie beobachten, wie ein Kollege „mal eben“ schnell auf einen Drehstuhl steigt, um einen Ordner aus dem oberen Regal zu holen.
  Als Sie den Kollegen auf die Gefahr seines Verhaltens hinweisen, erklärt Ihnen dieser, dass es bisher ja noch immer gut gegangen sei und außerdem die Fachkraft für Arbeitssicherheit ja gerade nicht anwesend sei. Sie wollen es sich mit dem Kollegen nicht verderben und überlegen, ob Sie die Sache auf sich beruhen lassen sollten.Die Einhaltung von Arbeitssicherheitsvorschriften dient dazu, die Gesundheit zu schützen.
  Die Nichtbeachtung solcher Vorschriften kann im Unglücksfall zu schweren (persönlichen) Schäden und mitunter auch zu Strafbarkeit führen.
  Vielleicht ist der Kollege über die Gesundheitsgefahren und dramatischen Folgen eines möglichen Sturzes nicht richtig informiert. Sollte ein weiterer Hinweis auf das richtige Verhalten keinen Erfolg bringen, wenden Sie sich an den Sicherheitsbeauftragten oder den Vorgesetzten.

 

08 Wir gehen sorgfältig mit Vermögen um

Das materielle und immaterielle Vermögen von ELAB (z. B. Kassen-bestand, Geräte und Maschinen, Büroausstattung, Fahrzeuge, Software, Know-how, Patente, Marken etc.) ist zweckgebundenes Betriebs-vermögen, das nur für Unternehmenszwecke eingesetzt werden darf.

Entsprechendes gilt für das Vermögen von Geschäftspartnern, mit denen ELAB-Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit in Kontakt kommen.

Beispiel:

• Sie sind als Außendienstmitarbeiter viel bei Ihren Kunden vor Ort und benötigen für Ihre Tätigkeit meistens Ihren Firmencomputer. Damit Sie die Wünsche der Kunden schnell umsetzen können, haben Sie IT-Administrationsrechte, die es Ihnen erlauben, Computerprogramme auf Ihrem Firmencomputer zu installieren.  Um die Kosten in Ihrem Bereich zu reduzieren, überlegen Sie, Freeware, die Sie kostenlos aus dem Internet runterladen können, für die Bearbeitung einiger Ihrer Aufgaben zu verwenden.Sie sollten von diesem Vorhaben unbedingt Abstand nehmen. Die meiste Freeware, die kostenlos angeboten wird, ist nur bei privater und nichtgewerblicher Verwendung kostenlos. Wenn Sie diese Software für Ihre Tätigkeit bei ELAB auf Betriebsgeräte herunterladen, kann dies Lizenzrechte des Softwareanbieters verletzen und zu Schadensersatzansprüchen führen. Weiterhin sollten Sie sich bei der Installation von Software an die IT-Sicherheitsvorgaben von ELAB halten, denn durch das Herunterladen von Software im Internet können Schadprogramme unentdeckt mit heruntergeladen werden, die das ELAB-Netzwerk und/oder Ihren Firmencomputer schädigen können.

 

09 Wir unterstützen keine Geldwäsche

Geldwäsche liegt vor, wenn illegal erwirtschaftete Finanzmittel (aus kriminellen Aktivitäten wie z. B. organisierter Kriminalität, Bestechung, Terrorismus etc.) in den legalen Finanz- und Wirtschaftskreislauf eingeschleust werden, um deren wahre Herkunft oder die Identität des Eigentümers zu verschleiern.

ELAB unterhält nur Geschäftsbeziehungen zu seriösen Geschäftspartnern, deren Geschäftstätigkeit im Einklang mit den geltenden Gesetzen steht und deren Finanzmittel legal erwirtschaftet wurden.

Zu diesem Zweck beachten wir bei ELAB in- und ausländische Geldwäschevorschriften und nehmen Abstand von Geschäften, die der Geldwäsche dienen.

Beispiel:

• Ein Kunde aus dem Ausland vergibt an ELAB einen dringenden Auftrag mit einem nicht unerheblichen Auftragswert. Er erklärt Ihnen, dass die Leistung in einzelnen Leistungsabschnitten erbracht werden muss, und möchte für jeden Leistungsabschnitt eine Rechnung erhalten.
  Nach der ersten Rechnung bezahlt der Kunde bereits den Gesamtbetrag für alle Leistungsabschnitte, kündigt dann allerdings wenig später den Vertrag und bittet Sie, die Rückzahlung des überschüssigen Betrags auf ein Konto einer Bank in Monaco vorzunehmen.>  Dieses Vorgehen sollte Sie stutzig machen und Sie sollten sofort die Geschäftsführung informieren.
  Grundsätzlich sollte die Rückzahlung auf das Konto erfolgen, von dem aus die Bezahlung vorgenommen wurde. Sie sollten den Kunden daher um Verständnis bitten, dass Sie dieser Bitte nicht nachkommen können.

 

10 Wir tolerieren keine Diskriminierung

Bei ELAB sind wir tolerant – außer bei Diskriminierung

ELAB ist seit jeher ein Unternehmen, das Kontakte in verschiedene Länder mit unterschiedlichen Kulturen hat. Wir bei ELAB sind der Ansicht, dass Menschen mit unterschiedlicher ethnischer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Rasse, Alter, Behinderung, Geschlecht oder sexueller Identität eine Bereicherung darstellen.

Kein Mitarbeiter oder Geschäftspartner darf aufgrund eines dieser Merkmale direkt oder mittelbar diskriminiert, sexuell belästigt oder persönlich herabgesetzt werden.

Beispiel:

• In einem Audit macht ein Mitarbeiter des Kunden in Ihrer Gegenwart häufig sexuell anrüchige Bemerkungen zu einem ihm unterstellten Mitarbeiter. Sie fühlen sich dabei sehr unwohl, auch wenn Sie selbst nicht direkt beleidigt werden.
  Sie überlegen, ob Sie etwas sagen sollen, sind sich aber nicht sicher, ob sich dies nicht nachteilig auf den Verlauf des Audits auswirken würde. Auch wollen Sie die Geschäftsbeziehung nicht belasten.
  Sie müssen das nicht hinnehmen und dürfen sich wehren!
  Wenn Sie sich von sexuell anrüchigen Äußerungen herabgesetzt fühlen, bitten Sie ihn, dies zu unterlassen. Sollte das keinen Erfolg zeigen und Sie Unterstützung zur Lösung wünschen, schalten Sie bitte umgehend Ihren Vorgesetzten oder die ELAB-Geschäftsführung ein.
  ELAB fordert von seinen Führungskräften und Mitarbeitern ein vorbildliches Verhalten und ebenso die Courage, dies im Geschäftsalltag umzusetzen.

 

Hinweise und Verstöße

Wer kann einen Compliance-Verstoß melden?

ELAB -Mitarbeiter, externe Dienstleister, Geschäftspartner oder sonstige Dritte können Umstände, die auf einen Verstoß gegen den ELAB-Code of Ethics hindeuten, melden.

Wie können Compliance-Verstöße gemeldet werden?

Meldungen können per Brief, E-Mail oder telefonisch an ELAB übermittelt werden. (s. hierzu letzte Seite Kontakt)

Dürfen Meldungen auch anonym erfolgen?

ELAB lässt ausdrücklich auch anonyme Meldungen zu, um ein glaubhaftes, effektives und transparentes Compliance-Programm zu gewährleisten. Zudem soll hierdurch auch Hinweisgebern, die Nachteile durch die Meldung befürchten, eine Möglichkeit zur Meldung eines Compliance-Verstoßes gegeben werden. Anonyme Meldungen sollten so detaillierte Angaben und Fakten über den Compliance-Verstoß wie möglich enthalten, damit den Hinweisen in erforderlichem Maß im Rahmen einer internen Untersuchung nachgegangen werden kann.

Droht mir als ELAB-Mitarbeiter ein Nachteil durch die Meldung?

ELAB -Mitarbeitern darf kein Nachteil durch die Meldung eines Compliance-Verstoßes drohen. Wenn Sie nach bestem Gewissen und in gutem Glauben einen Verdacht auf einen Compliance-Verstoß melden, erwachsen Ihnen aus der Meldung keine Nachteile durch ELAB. Bei einem missbräuchlichen Hinweis, d. h., wenn Vorgänge gemeldet werden, die erkennbar gegenstandslose Anschuldigungen enthalten, behält sich ELAB jedoch rechtliche Schritte oder disziplinarische Maßnahmen gegen den Hinweisgeber vor.

Was passiert nach der Meldung?

Nach Eingang einer Meldung wird diese zunächst auf ihre Schlüssigkeit und Glaubhaftigkeit hin überprüft. Soweit beide Punkte erfüllt sind, wird anschließend eine interne Untersuchung des Vorgangs eingeleitet.

Der Compliance Officer ist jeweils dafür verantwortlich, dass der gemeldete Vorgang ordnungsgemäß untersucht und erledigt wird. Wenn erforderlich, werden ggf. auch staatliche Stellen eingeschaltet.

Soweit dies im Rahmen der Wahrung des Schutzes vertraulicher Daten möglich ist, werden Sie als Hinweisgeber nach Abschluss der Ermittlungen über den Ausgang des Verfahrens informiert.

 

Kontakt

Ansprechpartner für Compliance:

Alexander Kolf, Geschäftsführer

c/o ELAB Analytik GmbH
Birlenbacher Str. 14
DE-57078 Siegen

Email:        a.kolf@elab-analytik.de
Tel:             +49 271 7750 400
Fax:            +49 271 7750 500